Automatisation
Moins de routine. Plus de temps pour le travail qui compte.
Nous commençons par comprendre votre processus, puis nous automatisons ce qui en vaut la peine : les données circulent entre vos programmes, les demandes trouvent leur responsable, les décisions restent entre vos mains.
- Le processus d’abord, la technique ensuite
- Avec vos programmes existants
- Les personnes valident
- Déclencheur
Demande entrante
Formulaire ou e-mail
- Automatique
Saisir les données
Informations dans le bon système
- IA
Catégoriser
Identifier la demande à partir d’un texte libre
HumainPas clair : une personne décide
avec toutes les informations
- Automatique
Informer la personne responsable
accusé de réception inclus
- Journal
Documenter le dossier
consigné de façon traçable
À qui s’adresse cette prestation
Pour les processus récurrents aux entrées et sorties claires, où des données sont transférées entre logiciels, des e-mails ou documents triés, ou des notifications envoyées. Des règles fixes suffisent souvent ; nous n'utilisons l'IA que là où il faut comprendre du texte libre ou des documents.
Ce que nous livrons
- Relevé du processus actuel, exceptions comprises, et définition de ce qui s'exécute automatiquement
- Réalisation de l'automatisation entre vos logiciels existants
- Gestion des erreurs : réessayer, interrompre, prévenir
- Étapes de validation par des personnes aux points critiques
- Journal des actions
- Tests avec des cas d'exemple réels et un pilote en conditions réelles
Ce dont nous avons besoin de votre part5
- Un interlocuteur qui connaît le processus et prend les décisions
- Accès aux logiciels concernés (CRM, messagerie, agenda, comptabilité, archivage) avec accès API dans la mesure du possible
- Cas d'exemple et exceptions du quotidien
- Décision sur les étapes qui doivent être validées
- Retours pendant le pilote
Prérequis et limites5
- Restent manuels les cas rares, les validations à portée juridique ou financière, les échanges sensibles avec les clients et les réclamations.
- Les processus qui changent sans cesse ou ne sont pas clairement décrits ne conviennent pas.
- Sans interface dans un logiciel, il faut des alternatives comme un export ou le remplacement de cet élément.
- On ne peut pas exclure les erreurs ; pour les résultats importants, une personne contrôle.
- Aucun gain de temps précis n'est promis ; c'est le pilote qui montre si l'investissement est rentable.
Le même processus, deux chemins
De six manipulations dans quatre programmes à un seul processus
À gauche, le parcours manuel typique d’une demande ; à droite, le même processus sous forme de flux structuré avec des étapes automatiques et manuelles.
AAvant : à la main
5 ruptures de supportLire la demande dans la boîte de réception
E-mailRecopier les informations dans le tableau
TableauChercher ou créer le client dans le CRM
CRMDemander à une collègue qui est responsable
ChatRédiger l’accusé de réception à la main
E-mailDéposer une note dans le classement
Archivage
BAprès : structuré
Schématique- Déclencheur
La demande arrive
Formulaire ou e-mail
- Automatique
Saisir les informations et les transférer dans le CRM
- IA
Qualifier les demandes
HumainUne personne examine les cas peu clairs
- Automatique
Accusé de réception et transmission
- Humain
La personne responsable traite et décide
- Journal
Le dossier est consigné
Ce qui bloque le plus souvent
- 01
Tout saisir en double
La même adresse se retrouve dans trois logiciels, saisie à la main à chaque fois. Cela prend du temps et provoque des fautes de frappe que l'on ne remarque souvent qu'au moment de la facture.
- 02
Les demandes restent en attente
Si personne n'en est explicitement responsable, l'e-mail attend dans la boîte partagée jusqu'à ce que quelqu'un le voie par hasard. C'est souvent le client qui s'en aperçoit en premier.
- 03
Les processus ne sont écrits nulle part
Seule la collègue de l'administration sait comment faire. Quand elle est en congé ou malade, on improvise, et chacun fait un peu à sa façon.
- 04
Automatiser sans connaître le processus
Un flux Zapier ici, un script là : à un moment, plus personne ne sait ce qui tourne, quand et pourquoi. Si quelque chose se passe mal, personne ne s'en rend compte avant que le client ne relance.
Quel processus vous prend le plus de temps ?
Décrivez-le brièvement. Nous vous dirons honnêtement ce qui peut être automatisé et ce qui vaut mieux rester manuel.
Galerie de workflows
Cinq processus typiques que nous automatisons
Choisissez un exemple. Les graphiques sont schématiques et montrent quelles étapes sont automatiques et où une personne décide.
De la demande au dossier attribué
Les demandes issues du formulaire et de la boîte de réception arrivent structurées dans le bon système. Ce que l’IA ne comprend pas avec certitude est transmis à une personne.
- Déclencheur
La demande arrive
Formulaire ou e-mail
- Automatique
Saisir les informations
CRM et gestion de la clientèle
- IA
Qualifier les demandes
HumainPas clair : une personne vérifie
- Automatique
Informer l’interlocuteur
Accusé de réception à l’expéditeur
- Journal
Consigner le dossier
4 étapes automatiques1 avec intervention humaine
Automatisations typiques
FormulaireCRM
La demande du site web arrive avec toutes ses informations dans le bon système, attribuée au bon interlocuteur, avec un premier accusé de réception envoyé à l'expéditeur.
E-maildossier structuré
Les e-mails entrants sont lus, classés par sujet et enregistrés comme dossier. L'IA aide à comprendre le texte libre. Les e-mails peu clairs sont transmis à une personne.
Documentextraction de données
Les factures, bons de livraison ou formulaires sont lus automatiquement et préparés. Une personne contrôle les valeurs reconnues avant leur traitement.
Rendez-vousnotification
La confirmation, le rappel et la relance partent d'eux-mêmes au bon moment, avec les informations de votre agenda et de votre système de commandes.
Demandeéquipe compétente
Des règles fixes envoient chaque dossier au bon endroit et rappellent s'il reste trop longtemps sans traitement. C'est vous qui fixez les règles, pas un modèle.
Reportingsynthèse régulière
Les chiffres pour la réunion du lundi sont prêts, rassemblés depuis vos systèmes, sans copier-coller le vendredi après-midi.
Du quotidien
Demandes dans une entreprise artisanale
Une demande par formulaire ou e-mail est enregistrée, rapprochée des données client et créée comme commande. L'entreprise répond avec une proposition de rendez-vous, sans que personne ait à ressaisir quoi que ce soit entre-temps.
Préparation des factures dans un cabinet comptable
Les justificatifs sont lus, les montants et numéros de facture reconnus, puis transmis au logiciel de comptabilité. Les valeurs incertaines sont signalées, et c'est vous qui validez.
Intégration en agence
Les nouveaux clients ou collaborateurs suivent chaque fois le même parcours : accès, dossiers, e-mail de bienvenue, tâches dans l'outil de projet. Les étapes sont moins souvent oubliées.
Service client dans le commerce en ligne
Les cas courants, comme le suivi d'expédition ou l'étiquette de retour, sont triés et traités en amont. Les réclamations et cas particuliers sont transmis à l'équipe compétente avec les informations recueillies.
Test d’adéquation
Quelles tâches s’y prêtent ?
Cinq critères déterminent si une automatisation est rentable. Évaluez votre processus de façon approximative.
Dans quelle mesure votre processus correspond-il aux critères ?
Évaluation
Répondez aux cinq questions
Nous vous montrerons ensuite une première évaluation.
Simple repère, pas une évaluation de votre cas. L’analyse du processus détermine ce qui est réellement rentable.
Connexions aux systèmes
Relier les systèmes
Nous travaillons avec les logiciels que vous avez déjà, tant qu'ils proposent une interface. Il n'est généralement pas nécessaire d'acquérir de nouveaux logiciels pour cela.
- CRM et gestion de la clientèlevia une interface
- E-mail et agendavia une interface
- Tableurs et bases de donnéesvia une interface
Votre processus
relie les programmes que vous utilisez déjà
- Comptabilité et archivage des documentsvia une interface
- Gestion de projets et de tâchesvia une interface
- Logiciel interne via APIvia une interface
Nous vérifions avant le devis si un programme peut être connecté. S’il manque une interface, nous discutons des alternatives.
Transparence
Gestion des erreurs et protection des données
Une automatisation ne fonctionne pas toujours sans erreur. C'est pourquoi nous prévoyons dès le départ ce qui se passe en cas de problème et qui en est informé.
- L’étape s’exécute
- L’erreur est interceptée
- Réessayer ou annuler
- Une personne est prévenue
Protection des données et sécurité
- Aux points critiques, une personne valide, par exemple pour les paiements ou les engagements envers les clients
- En cas de perturbation, l'automatisation intercepte l'erreur, réessaie ou s'arrête et prévient
- Les actions sont journalisées, de sorte qu'on peut retracer ce qui s'est passé et quand
- Les données qui circulent vers quelle destination et les prestataires impliqués sont documentés au préalable
- Nous n'accordons des accès et des droits que dans la mesure où le processus en a besoin
Limites : ce qui reste manuel
- Restent manuels les cas rares, les validations à portée juridique ou financière, les échanges sensibles avec les clients et les réclamations.
- Les processus qui changent sans cesse ou ne sont pas clairement décrits ne conviennent pas.
- Sans interface dans un logiciel, il faut des alternatives comme un export ou le remplacement de cet élément.
- On ne peut pas exclure les erreurs ; pour les résultats importants, une personne contrôle.
- Aucun gain de temps précis n'est promis ; c'est le pilote qui montre si l'investissement est rentable.
Déroulement du projet
De l’analyse à l’optimisation
Six étapes au fil desquelles vous voyez à tout moment ce qui est automatique et ce qui reste de votre ressort.
- 1
Analyse
Relever avec vous le processus actuel, y compris les exceptions
- 2
Analyse
Identifier les goulots d'étranglement et les sources d'erreur
- 3
Conception du processus
Définir ce qui s'exécute automatiquement et ce qui reste manuel
- 4
Conception du processus
Concevoir le processus cible avec gestion des erreurs
- 5
Mise en œuvre et tests
Construire l'intégration et la tester avec des cas d'exemple réels
- 6
Déploiement et optimisation
Pilote en conditions réelles, puis mesure et ajustements
Coûts
Pourquoi il n’y a pas de prix forfaitaire
Chaque processus est différent. C’est pourquoi nous calculons seulement après le premier échange et l’analyse du processus, et n’annonçons pas de prix fixes à l’avance.
- Ponctuel
- Pas de prix forfaitaire. Coûts uniques : analyse du processus, réalisation, tests et pilote ; le devis suit après le premier échange et l'analyse du processus.
- Récurrent
- Coûts récurrents : licences des services utilisés, le cas échéant utilisation de modèles d'IA à la consommation, hébergement et suivi. Indiqués dans le devis séparément de la mise en place.
- Dépend de
- Complexité du processusNombre de systèmes impliquésNombre de cas particuliers et de validationsVolume de dossiers traités
Résultat
Ce que vous en retirez
Moins de ressaisie et de copie entre les logiciels
Les demandes sont transmises et ne restent pas dans la boîte de réception
Les processus ne dépendent plus d'une seule personne
On peut retracer ce qui s'est passé, même quand quelque chose tourne mal
Votre équipe a plus de temps pour les cas qui demandent du discernement
Les résultats concrets dépendent de la situation de départ, du périmètre et de la mise en œuvre. Nous ne donnons aucune garantie de succès.
Études conceptuelles
Études de concept sur Automatisation
Scénarios détaillés sur des situations de départ typiques et des approches possibles. Il ne s’agit pas de rapports sur des projets clients.
- Scénario · pas un projet client
Rapports automatiques · 15 min
Trois chiffres d’affaires, un lundi matin et la question de savoir lequel est le bon
Un rapport automatique vaut ce que vaut la définition de ses indicateurs : d’abord la vérité unique, puis le calendrier, puis la synthèse par IA avec mention des sources.
Lire l'étude conceptuelle → - Analyse technique · pas un projet client
Lecture de documents · 15 min
La facture est lue. Mais est-elle exacte ?
Lire est la partie facile : l’essentiel, ce sont des règles de vérification, une file pour ce qui est incertain et un taux d’erreur mesuré plutôt qu’affirmé.
Lire l'étude conceptuelle → - Analyse technique · pas un projet client
Gestion des erreurs dans les workflows · 14 min
Le workflow s’est exécuté. Mais la moitié des données n’est jamais arrivée
Un workflow n’est fiable que lorsqu’on sait ce qui se passe en cas de panne : réessayer, mettre de côté, signaler et garder la trace plutôt qu’échouer en silence.
Lire l'étude conceptuelle → - Scénario · pas un projet client
Du formulaire au CRM · 14 min
Tout ce qui peut mal tourner entre le clic sur « Envoyer » et l'enregistrement dans le CRM
Un formulaire de contact n'est bien relié que si chaque demande est vérifiée, attribuée, confirmée et arrive de façon démontrable dans le CRM, même en cas de panne.
Lire l'étude conceptuelle → - Étude conceptuelle · pas un projet client
Cartographie des processus · 14 min
Qui automatise le chaos obtient un chaos plus rapide
Avant d'automatiser un workflow, il faut l'avoir compris : une cartographie structurée des processus montre ce qui vaut la peine, ce qui doit changer et ce qui reste volontairement manuel.
Lire l'étude conceptuelle → - Scénario · pas un projet client
Rappels de rendez-vous · 14 min
La chaise vide de 10 h 15 et ce qu'elle coûte vraiment
Celui qui relie rappels, annulations par lien et liste d'attente en un seul processus transforme une absence silencieuse en une place libre planifiable.
Lire l'étude conceptuelle →
FAQ
Questions fréquentes
Quels processus se prêtent à l'automatisation des processus par l'IA ?
Idéalement, des processus fréquents, qui suivent pour l'essentiel des règles fixes et ont des entrées et sorties claires. L'IA est pertinente lorsque les entrées ne sont pas structurées, par exemple du texte libre dans des e-mails ou des données dans des documents. Les cas rares ou ceux qui demandent à chaque fois une appréciation conviennent moins. Souvent, de simples règles fixes suffisent, sans IA, et nous ne construisons alors que cela.
Pourquoi commencez-vous par le processus et non par l'outil ?
Un processus flou ne s'améliore pas avec l'automatisation, il va seulement plus vite. En discutant, on constate souvent que des étapes sont en double, que les exceptions ne sont écrites nulle part ou que deux personnes font différemment. Ce n'est qu'une fois le processus clair que nous décidons de ce qui peut être automatisé. Parfois, le résultat est simplement de supprimer une étape.
Devons-nous changer de logiciel ?
Le plus souvent, non. Nous relions ce que vous utilisez déjà, tant que les logiciels proposent des interfaces. Nous le vérifions avant le devis. Si un logiciel n'a pas d'interface exploitable, nous discutons avec vous des alternatives, par exemple un export ou le remplacement de cet élément.
Combien coûte une automatisation ?
Cela dépend de la complexité du processus, du nombre de systèmes impliqués et du nombre de cas particuliers. Une simple connexion entre deux logiciels est bien plus modeste qu'un processus avec reconnaissance de documents et plusieurs validations. Il n'y a pas de prix forfaitaire. Après l'analyse du processus, vous recevez un devis qui présente séparément la mise en place unique et les coûts récurrents (licences, utilisation des modèles, suivi).
Que se passe-t-il si l'automatisation fait une erreur ?
Nous intégrons pour cela une gestion des erreurs : réessayer, interrompre, prévenir. Les cas critiques ou peu clairs arrivent chez une personne, avec toutes les informations sur le dossier. Toutes les étapes sont journalisées, afin que vous puissiez retracer ce qui s'est passé. On ne peut jamais exclure totalement les erreurs ; c'est pourquoi une personne contrôle les résultats importants.
Combien de temps faut-il pour qu'une automatisation fonctionne ?
Cela dépend du processus. Une connexion simple peut souvent être réalisée en quelques semaines ; avec plusieurs systèmes et validations, cela prend plus de temps. L'essentiel du temps ne va généralement pas à la construction, mais à la clarification du processus et aux tests avec des cas réels. Nous communiquons un calendrier concret après l'analyse du processus.
Comment la protection des données est-elle prise en compte ?
Nous documentons au préalable quelles données circulent vers quelle destination et quels prestataires sont impliqués, et nous les choisissons en conséquence. Dans la mesure du possible, nous ne donnons à un modèle d'IA que les données dont il a besoin pour l'étape. L'appréciation juridique dans chaque cas, par exemple les contrats de sous-traitance, relève de votre conseil juridique. Nous fournissons pour cela la vue d'ensemble technique.
Quelle est la différence avec un agent IA ?
Une automatisation suit un processus défini : quand ceci se produit, cela se déclenche. C'est facile à suivre et fiable. Un agent IA décide lui-même, dans certaines limites, des étapes à suivre et convient aux tâches offrant plus de latitude. Laquelle des deux solutions est la plus adaptée à votre cas, nous le clarifions lors de l'analyse.
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Prestations associées
- Agents IALisent les e-mails et les documents, préparent les tâches et exécutent les étapes validées.
- Logiciel sur mesurePortails, tableaux de bord et systèmes de gestion, conçus pour vos processus.
- Assistant téléphonique IADécroche les appels, répond aux questions courantes et vous transmet proprement la demande.
Montrez-nous votre processus. Nous évaluons le potentiel d’automatisation.
Lors du premier échange, nous parcourons ensemble un processus et vous disons ce qui est rentable et ce qui ne l’est pas.