Automatisation

Moins de routine. Plus de temps pour le travail qui compte.

Nous commençons par comprendre votre processus, puis nous automatisons ce qui en vaut la peine : les données circulent entre vos programmes, les demandes trouvent leur responsable, les décisions restent entre vos mains.

Écrire une demande
  • Le processus d’abord, la technique ensuite
  • Avec vos programmes existants
  • Les personnes valident
Workflow : traiter une demandeExemple
  1. Déclencheur

    Demande entrante

    Formulaire ou e-mail

  2. Automatique

    Saisir les données

    Informations dans le bon système

  3. IA

    Catégoriser

    Identifier la demande à partir d’un texte libre

    Humain

    Pas clair : une personne décide

    avec toutes les informations

  4. Automatique

    Informer la personne responsable

    accusé de réception inclus

  5. Journal

    Documenter le dossier

    consigné de façon traçable

Exemple de processus schématique

À qui s’adresse cette prestation

Pour les processus récurrents aux entrées et sorties claires, où des données sont transférées entre logiciels, des e-mails ou documents triés, ou des notifications envoyées. Des règles fixes suffisent souvent ; nous n'utilisons l'IA que là où il faut comprendre du texte libre ou des documents.

Ce que nous livrons

  • Relevé du processus actuel, exceptions comprises, et définition de ce qui s'exécute automatiquement
  • Réalisation de l'automatisation entre vos logiciels existants
  • Gestion des erreurs : réessayer, interrompre, prévenir
  • Étapes de validation par des personnes aux points critiques
  • Journal des actions
  • Tests avec des cas d'exemple réels et un pilote en conditions réelles
Ce dont nous avons besoin de votre part5
  • Un interlocuteur qui connaît le processus et prend les décisions
  • Accès aux logiciels concernés (CRM, messagerie, agenda, comptabilité, archivage) avec accès API dans la mesure du possible
  • Cas d'exemple et exceptions du quotidien
  • Décision sur les étapes qui doivent être validées
  • Retours pendant le pilote
Prérequis et limites5
  • Restent manuels les cas rares, les validations à portée juridique ou financière, les échanges sensibles avec les clients et les réclamations.
  • Les processus qui changent sans cesse ou ne sont pas clairement décrits ne conviennent pas.
  • Sans interface dans un logiciel, il faut des alternatives comme un export ou le remplacement de cet élément.
  • On ne peut pas exclure les erreurs ; pour les résultats importants, une personne contrôle.
  • Aucun gain de temps précis n'est promis ; c'est le pilote qui montre si l'investissement est rentable.

Le même processus, deux chemins

De six manipulations dans quatre programmes à un seul processus

À gauche, le parcours manuel typique d’une demande ; à droite, le même processus sous forme de flux structuré avec des étapes automatiques et manuelles.

AAvant : à la main

5 ruptures de support
  1. Lire la demande dans la boîte de réception

    E-mail
  2. Recopier les informations dans le tableau

    Tableau
  3. Chercher ou créer le client dans le CRM

    CRM
  4. Demander à une collègue qui est responsable

    Chat
  5. Rédiger l’accusé de réception à la main

    E-mail
  6. Déposer une note dans le classement

    Archivage

BAprès : structuré

Schématique
  1. Déclencheur

    La demande arrive

    Formulaire ou e-mail

  2. Automatique

    Saisir les informations et les transférer dans le CRM

  3. IA

    Qualifier les demandes

    Humain

    Une personne examine les cas peu clairs

  4. Automatique

    Accusé de réception et transmission

  5. Humain

    La personne responsable traite et décide

  6. Journal

    Le dossier est consigné

Ce qui bloque le plus souvent

  • 01

    Tout saisir en double

    La même adresse se retrouve dans trois logiciels, saisie à la main à chaque fois. Cela prend du temps et provoque des fautes de frappe que l'on ne remarque souvent qu'au moment de la facture.

  • 02

    Les demandes restent en attente

    Si personne n'en est explicitement responsable, l'e-mail attend dans la boîte partagée jusqu'à ce que quelqu'un le voie par hasard. C'est souvent le client qui s'en aperçoit en premier.

  • 03

    Les processus ne sont écrits nulle part

    Seule la collègue de l'administration sait comment faire. Quand elle est en congé ou malade, on improvise, et chacun fait un peu à sa façon.

  • 04

    Automatiser sans connaître le processus

    Un flux Zapier ici, un script là : à un moment, plus personne ne sait ce qui tourne, quand et pourquoi. Si quelque chose se passe mal, personne ne s'en rend compte avant que le client ne relance.

Quel processus vous prend le plus de temps ?

Décrivez-le brièvement. Nous vous dirons honnêtement ce qui peut être automatisé et ce qui vaut mieux rester manuel.

Écrire une demande

Galerie de workflows

Cinq processus typiques que nous automatisons

Choisissez un exemple. Les graphiques sont schématiques et montrent quelles étapes sont automatiques et où une personne décide.

De la demande au dossier attribué

Les demandes issues du formulaire et de la boîte de réception arrivent structurées dans le bon système. Ce que l’IA ne comprend pas avec certitude est transmis à une personne.

  1. Déclencheur

    La demande arrive

    Formulaire ou e-mail

  2. Automatique

    Saisir les informations

    CRM et gestion de la clientèle

  3. IA

    Qualifier les demandes

    Humain

    Pas clair : une personne vérifie

  4. Automatique

    Informer l’interlocuteur

    Accusé de réception à l’expéditeur

  5. Journal

    Consigner le dossier

4 étapes automatiques1 avec intervention humaine

Automatisations typiques

  • FormulaireCRM

    La demande du site web arrive avec toutes ses informations dans le bon système, attribuée au bon interlocuteur, avec un premier accusé de réception envoyé à l'expéditeur.

  • E-maildossier structuré

    Les e-mails entrants sont lus, classés par sujet et enregistrés comme dossier. L'IA aide à comprendre le texte libre. Les e-mails peu clairs sont transmis à une personne.

  • Documentextraction de données

    Les factures, bons de livraison ou formulaires sont lus automatiquement et préparés. Une personne contrôle les valeurs reconnues avant leur traitement.

  • Rendez-vousnotification

    La confirmation, le rappel et la relance partent d'eux-mêmes au bon moment, avec les informations de votre agenda et de votre système de commandes.

  • Demandeéquipe compétente

    Des règles fixes envoient chaque dossier au bon endroit et rappellent s'il reste trop longtemps sans traitement. C'est vous qui fixez les règles, pas un modèle.

  • Reportingsynthèse régulière

    Les chiffres pour la réunion du lundi sont prêts, rassemblés depuis vos systèmes, sans copier-coller le vendredi après-midi.

Du quotidien

  • Demandes dans une entreprise artisanale

    Une demande par formulaire ou e-mail est enregistrée, rapprochée des données client et créée comme commande. L'entreprise répond avec une proposition de rendez-vous, sans que personne ait à ressaisir quoi que ce soit entre-temps.

  • Préparation des factures dans un cabinet comptable

    Les justificatifs sont lus, les montants et numéros de facture reconnus, puis transmis au logiciel de comptabilité. Les valeurs incertaines sont signalées, et c'est vous qui validez.

  • Intégration en agence

    Les nouveaux clients ou collaborateurs suivent chaque fois le même parcours : accès, dossiers, e-mail de bienvenue, tâches dans l'outil de projet. Les étapes sont moins souvent oubliées.

  • Service client dans le commerce en ligne

    Les cas courants, comme le suivi d'expédition ou l'étiquette de retour, sont triés et traités en amont. Les réclamations et cas particuliers sont transmis à l'équipe compétente avec les informations recueillies.

Test d’adéquation

Quelles tâches s’y prêtent ?

Cinq critères déterminent si une automatisation est rentable. Évaluez votre processus de façon approximative.

Dans quelle mesure votre processus correspond-il aux critères ?

  • 01Fréquence de répétitionLe processus revient plusieurs fois par semaine.
  • 02StandardisationPour l’essentiel, il suit toujours les mêmes étapes.
  • 03Disponibilité des donnéesLes données nécessaires existent sous forme numérique et les programmes disposent d’interfaces.
  • 04Sensibilité aux erreursÀ la main, les fautes de frappe et les oublis sont fréquents.
  • 05Contrôle humainAux points importants, une personne peut vérifier et valider.

Évaluation

Répondez aux cinq questions

Nous vous montrerons ensuite une première évaluation.

Simple repère, pas une évaluation de votre cas. L’analyse du processus détermine ce qui est réellement rentable.

Connexions aux systèmes

Relier les systèmes

Nous travaillons avec les logiciels que vous avez déjà, tant qu'ils proposent une interface. Il n'est généralement pas nécessaire d'acquérir de nouveaux logiciels pour cela.

  • CRM et gestion de la clientèlevia une interface
  • E-mail et agendavia une interface
  • Tableurs et bases de donnéesvia une interface

Votre processus

relie les programmes que vous utilisez déjà

  • Comptabilité et archivage des documentsvia une interface
  • Gestion de projets et de tâchesvia une interface
  • Logiciel interne via APIvia une interface

Nous vérifions avant le devis si un programme peut être connecté. S’il manque une interface, nous discutons des alternatives.

Transparence

Gestion des erreurs et protection des données

Une automatisation ne fonctionne pas toujours sans erreur. C'est pourquoi nous prévoyons dès le départ ce qui se passe en cas de problème et qui en est informé.

  1. L’étape s’exécute
  2. L’erreur est interceptée
  3. Réessayer ou annuler
  4. Une personne est prévenue

Protection des données et sécurité

  • Aux points critiques, une personne valide, par exemple pour les paiements ou les engagements envers les clients
  • En cas de perturbation, l'automatisation intercepte l'erreur, réessaie ou s'arrête et prévient
  • Les actions sont journalisées, de sorte qu'on peut retracer ce qui s'est passé et quand
  • Les données qui circulent vers quelle destination et les prestataires impliqués sont documentés au préalable
  • Nous n'accordons des accès et des droits que dans la mesure où le processus en a besoin

Limites : ce qui reste manuel

  • Restent manuels les cas rares, les validations à portée juridique ou financière, les échanges sensibles avec les clients et les réclamations.
  • Les processus qui changent sans cesse ou ne sont pas clairement décrits ne conviennent pas.
  • Sans interface dans un logiciel, il faut des alternatives comme un export ou le remplacement de cet élément.
  • On ne peut pas exclure les erreurs ; pour les résultats importants, une personne contrôle.
  • Aucun gain de temps précis n'est promis ; c'est le pilote qui montre si l'investissement est rentable.

Déroulement du projet

De l’analyse à l’optimisation

Six étapes au fil desquelles vous voyez à tout moment ce qui est automatique et ce qui reste de votre ressort.

Écrire une demande
  1. 1

    Analyse

    Relever avec vous le processus actuel, y compris les exceptions

  2. 2

    Analyse

    Identifier les goulots d'étranglement et les sources d'erreur

  3. 3

    Conception du processus

    Définir ce qui s'exécute automatiquement et ce qui reste manuel

  4. 4

    Conception du processus

    Concevoir le processus cible avec gestion des erreurs

  5. 5

    Mise en œuvre et tests

    Construire l'intégration et la tester avec des cas d'exemple réels

  6. 6

    Déploiement et optimisation

    Pilote en conditions réelles, puis mesure et ajustements

Coûts

Pourquoi il n’y a pas de prix forfaitaire

Chaque processus est différent. C’est pourquoi nous calculons seulement après le premier échange et l’analyse du processus, et n’annonçons pas de prix fixes à l’avance.

Ponctuel
Pas de prix forfaitaire. Coûts uniques : analyse du processus, réalisation, tests et pilote ; le devis suit après le premier échange et l'analyse du processus.
Récurrent
Coûts récurrents : licences des services utilisés, le cas échéant utilisation de modèles d'IA à la consommation, hébergement et suivi. Indiqués dans le devis séparément de la mise en place.
Dépend de
Complexité du processusNombre de systèmes impliquésNombre de cas particuliers et de validationsVolume de dossiers traités
Tarifs et facteurs de coût →

Résultat

Ce que vous en retirez

  • Moins de ressaisie et de copie entre les logiciels

  • Les demandes sont transmises et ne restent pas dans la boîte de réception

  • Les processus ne dépendent plus d'une seule personne

  • On peut retracer ce qui s'est passé, même quand quelque chose tourne mal

  • Votre équipe a plus de temps pour les cas qui demandent du discernement

Les résultats concrets dépendent de la situation de départ, du périmètre et de la mise en œuvre. Nous ne donnons aucune garantie de succès.

Études conceptuelles

Études de concept sur Automatisation

Scénarios détaillés sur des situations de départ typiques et des approches possibles. Il ne s’agit pas de rapports sur des projets clients.

FAQ

Questions fréquentes

Quels processus se prêtent à l'automatisation des processus par l'IA ?

Idéalement, des processus fréquents, qui suivent pour l'essentiel des règles fixes et ont des entrées et sorties claires. L'IA est pertinente lorsque les entrées ne sont pas structurées, par exemple du texte libre dans des e-mails ou des données dans des documents. Les cas rares ou ceux qui demandent à chaque fois une appréciation conviennent moins. Souvent, de simples règles fixes suffisent, sans IA, et nous ne construisons alors que cela.

Pourquoi commencez-vous par le processus et non par l'outil ?

Un processus flou ne s'améliore pas avec l'automatisation, il va seulement plus vite. En discutant, on constate souvent que des étapes sont en double, que les exceptions ne sont écrites nulle part ou que deux personnes font différemment. Ce n'est qu'une fois le processus clair que nous décidons de ce qui peut être automatisé. Parfois, le résultat est simplement de supprimer une étape.

Devons-nous changer de logiciel ?

Le plus souvent, non. Nous relions ce que vous utilisez déjà, tant que les logiciels proposent des interfaces. Nous le vérifions avant le devis. Si un logiciel n'a pas d'interface exploitable, nous discutons avec vous des alternatives, par exemple un export ou le remplacement de cet élément.

Combien coûte une automatisation ?

Cela dépend de la complexité du processus, du nombre de systèmes impliqués et du nombre de cas particuliers. Une simple connexion entre deux logiciels est bien plus modeste qu'un processus avec reconnaissance de documents et plusieurs validations. Il n'y a pas de prix forfaitaire. Après l'analyse du processus, vous recevez un devis qui présente séparément la mise en place unique et les coûts récurrents (licences, utilisation des modèles, suivi).

Que se passe-t-il si l'automatisation fait une erreur ?

Nous intégrons pour cela une gestion des erreurs : réessayer, interrompre, prévenir. Les cas critiques ou peu clairs arrivent chez une personne, avec toutes les informations sur le dossier. Toutes les étapes sont journalisées, afin que vous puissiez retracer ce qui s'est passé. On ne peut jamais exclure totalement les erreurs ; c'est pourquoi une personne contrôle les résultats importants.

Combien de temps faut-il pour qu'une automatisation fonctionne ?

Cela dépend du processus. Une connexion simple peut souvent être réalisée en quelques semaines ; avec plusieurs systèmes et validations, cela prend plus de temps. L'essentiel du temps ne va généralement pas à la construction, mais à la clarification du processus et aux tests avec des cas réels. Nous communiquons un calendrier concret après l'analyse du processus.

Comment la protection des données est-elle prise en compte ?

Nous documentons au préalable quelles données circulent vers quelle destination et quels prestataires sont impliqués, et nous les choisissons en conséquence. Dans la mesure du possible, nous ne donnons à un modèle d'IA que les données dont il a besoin pour l'étape. L'appréciation juridique dans chaque cas, par exemple les contrats de sous-traitance, relève de votre conseil juridique. Nous fournissons pour cela la vue d'ensemble technique.

Quelle est la différence avec un agent IA ?

Une automatisation suit un processus défini : quand ceci se produit, cela se déclenche. C'est facile à suivre et fiable. Un agent IA décide lui-même, dans certaines limites, des étapes à suivre et convient aux tâches offrant plus de latitude. Laquelle des deux solutions est la plus adaptée à votre cas, nous le clarifions lors de l'analyse.

Montrez-nous votre processus. Nous évaluons le potentiel d’automatisation.

Lors du premier échange, nous parcourons ensemble un processus et vous disons ce qui est rentable et ce qui ne l’est pas.

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