Assistant téléphonique IA
Chaque appel mérite une réponse. Même quand vous n'avez pas le temps.
L'assistant téléphonique IA prend les demandes, répond aux questions validées, enregistre le motif et le transmet ou coordonne les rendez-vous selon la configuration.
- Signale l'IA dès le début de l'appel
- Ne répond qu'avec des contenus validés
- Pas un numéro d'urgence, pas un remplaçant de votre équipe
Appel entrant
Appelant · Mobile
L'assistant IA répond
Transcription en direct
DémoMotif détecté
Panne de chauffage
Priorité : urgent
Suite possible
Message immédiat à l'équipe
avec nom, adresse, numéro de rappel
L'appel manqué
Un client appelle. Personne ne peut décrocher. La demande n'est pourtant pas perdue.
Une matinée tout à fait ordinaire dans une entreprise artisanale, une fois sans et une fois avec assistant téléphonique IA.
Sans assistant
- 08:43
L'équipe travaille sur le chantier
- 08:44
Un client appelle
Il a un besoin urgent d'aide.
- 08:44
Personne ne décroche
Le téléphone sonne dans le vide ou bascule sur la messagerie.
- 08:45
Le client appelle le prestataire suivant
La commande n'apparaît dans aucune statistique.
Avec assistant téléphonique IA
- 08:43
L'équipe travaille sur le chantier
- 08:44
Un client appelle
L'appel est transféré à l'assistant.
- 08:44
L'assistant décroche et signale qu'il s'agit d'une IA
Il demande le nom, le numéro de rappel et l'objet de l'appel.
- 08:45
La demande arrive à l'équipe
Les urgences arrivent aussitôt sous forme de message, et le rappel se fait avec toutes les informations.
01Des appels se perdent
Sur le chantier, en rendez-vous ou après la journée de travail, personne ne répond. Celui qui a un besoin urgent raccroche et appelle l'entreprise suivante. Cette commande n'apparaît dans aucune statistique.
02Toujours les mêmes questions
Horaires, accès, déroulement, interlocuteur compétent. Les renseignements récurrents interrompent le travail de votre équipe et prennent du temps.
03Demandes de rappel sur des bouts de papier
Sur la messagerie, le numéro manque ; sur le papier, le motif ; et le nom est à peine lisible. Le rappel coûte alors deux fois plus de temps, car il faut d'abord reposer les questions.
04File d'attente aux heures de pointe
Le lundi matin, toutes les lignes sont occupées. Certains appelants patientent, d'autres abandonnent. Une personne supplémentaire à l'accueil n'est généralement pas rentable pour ces pics.
À quoi ressemble l'assistant
Une conversation, de l'accueil à la note
Parcourez l'exemple étape par étape. Vous voyez ainsi se construire le message que votre équipe aura ensuite en main.
Appel entrant
Appelant · Mobile
L'assistant IA répond
Transcription en direct
DémoRésumé
Message à votre équipe
- Besoin
- Nom
- Adresse
- Rappel
- Priorité
- Suite à donner
Les informations surlignées de la conversation sont reprises de façon structurée dans le message. Les informations manquantes ou peu claires restent visibles pour votre équipe.
Étape 1 sur 7
Quel serait le rendu de l'assistant pour votre entreprise ?
Lors du premier échange, nous clarifions les types d'appels, le raccordement et les urgences. Le devis suit ensuite.
Le parcours d'un appel
Que devient un appel ?
De la sonnerie jusqu'à l'action de suivi appropriée. Les points de sortie actifs chez vous dépendent du raccordement et de la validation.
- 01
L'appel arrive
Par renvoi de votre numéro, par exemple en cas de ligne occupée, d'appel non décroché ou en dehors des horaires.
- 02
L'IA prend l'appel
Accueil selon vos consignes, avec dès le début la mention qu'il s'agit d'une IA.
- 03
Identifier la demande
Classement selon les mots-clés et les situations que vous définissez comme urgents.
- 04
Recueillir les informations
Nom, numéro de rappel, objet de l'appel, si besoin adresse ou bien concerné.
Souhait de rendez-vous
Souhait noté, ou réservé directement si l'agenda peut être relié.
Demande de rappel
Rappel avec toutes les informations au lieu de notes et de messagerie.
Question générale
Réponse à partir des contenus que vous avez validés. Sinon, renvoi vers l'équipe.
Renvoi
Transfert vers votre numéro mobile ou fixe.
Documentation
Message par e-mail ou messagerie instantanée, et selon le raccordement aussi vers un CRM ou un tableur.
Face à une question floue ou incertaine, l'assistant ne devine pas : il pose des questions, propose un rappel ou passe la main à votre équipe.
Périmètre des prestations
Ce qu'un assistant téléphonique IA peut faire (selon l'intégration et l'autorisation)
Prendre les appels
Vous définissez à l'avance l'accueil et le déroulement de l'échange, jusqu'au ton. L'assistant indique dès le début qu'il est une IA, puis mène la conversation de façon ciblée.
Répondre aux questions fréquentes
Il s'appuie sur des contenus que vous avez validés au préalable, comme les horaires, l'accès ou le déroulement. Ce qui n'y figure pas, il ne doit pas y répondre, mais renvoyer vers un rappel ou l'équipe.
Recueillir les coordonnées
Nom, numéro de rappel, motif et, au besoin, adresse ou bien concerné. Les informations sont recueillies dans un format convenu. Les informations manquantes ou peu claires restent repérables pour votre équipe.
Qualifier les demandes
Une canalisation éclatée n'atterrit pas dans la même pile qu'une demande de prix. Vous définissez quels mots-clés et quelles situations sont considérés comme urgents et signalés immédiatement.
Rendez-vous via l'agenda
L'assistant note la demande de rendez-vous ou réserve directement si votre agenda peut être connecté. Sinon, votre équipe confirme la demande elle-même plus tard.
Transmission et résumé
Transfert vers une personne ou rappel avec toutes les informations. S'y ajoute un court résumé de l'échange, dans la mesure où la loi le permet et où vous le souhaitez.
Cas d’usage
Quatre entreprises, quatre appels typiques
Choisissez une situation. Les conversations sont des exemples ; la configuration s'adapte à votre entreprise.
L'équipe continue de travailler. L'assistant prend les signalements de panne, demande l'adresse et la nature de la panne, et signale immédiatement les cas urgents par message.
Appel entrant
Appelant · Mobile
L'assistant IA répond
Transcription en direct
DémoCe que reçoit l'équipe
Chauffagiste sur un chantier
- Besoin
- Fuite d'eau à la cave
- Adresse
- Gartenstraße 4
- Rappel
- 0170 0000000
- Priorité
- Urgent
Suite à donner
Message immédiat à l'équipe
Contrôle
Vous fixez les règles. L'assistant les respecte.
L'accueil, les réponses, les horaires, le renvoi d'appel, les rendez-vous et le passage de relais à des personnes sont définis ensemble en amont. Ce qui n'est pas validé, il n'y répond pas.
- Aucun engagement ferme sans votre validation
- Pas de conseil médical ni juridique
- Pas un numéro d'urgence : en cas de danger, renvoi vers le 112
Chauffage Exemple SARL
Schématique- Accueil
« Bonjour, ici l'assistant numérique de l'entreprise Exemple. Je suis une IA et je prends note de votre demande. »
- Quand il décroche
- OccupéNon décrochéHors horaires
- Réponses autorisées
- Horaires d'ouvertureAccèsDéroulementResponsabilités
- Urgent en cas de
- Rupture de canalisationFuite d'eauPanne de chauffage→ aussitôt sous forme de message
- Rendez-vous
- Noter le souhaitRéserver directement si l'agenda est relié
- Transmission
- Transfert vers votre numéroRappel avec toutes les informations
Représentation schématique des réglages, pas une interface d'utilisation. Nous définissons les règles avec vous et nous les mettons en place.
À qui s’adresse cette prestation
Pour les entreprises et cabinets qui manquent des appels parce que l'équipe est en déplacement, en rendez-vous ou en dehors des horaires, et pour les demandes qui se résument en quelques informations.
Ce que nous livrons
- Assistant téléphonique avec accueil et déroulé de conversation personnalisés ; il indique dès le début qu'il s'agit d'une IA
- Base de connaissances constituée de contenus que vous validez, pour les questions courantes
- Saisie du nom, du numéro de rappel et de la demande, ainsi que de l'adresse ou du bien si nécessaire
- Notification par e-mail ou messagerie, cas urgents immédiatement selon vos mots-clés
- Renvoi d'appel, transfert ou note de rappel ; demande de rendez-vous ou réservation si l'agenda peut être connecté
- Appels de test avant le lancement et suivi des premières conversations
Ce dont nous avons besoin de votre part7
- Votre numéro de téléphone et la possibilité de renvoi d'appel auprès de votre opérateur
- Définir quand l'assistant décroche (occupé, non-réponse, en dehors des horaires)
- Contenus validés : horaires d'ouverture, accès, déroulement, responsabilités
- Définition des cas urgents et des modes de transmission, numéro compris
- Accès à l'agenda ou au CRM, s'ils doivent être connectés
- Décision sur l'enregistrement et la transcription, prise avec votre conseil juridique
- Écoute des appels de test et retour de votre part
Prérequis et limites6
- Il ne remplace pas un service d'urgence. En cas de danger pour la vie ou la santé, appelez le 112, et il en informe les appelants.
- Aucun engagement ferme sans votre validation, et aucun conseil médical ou juridique.
- Lorsque des informations manquent ou sont incertaines, il est configuré pour ne pas deviner, mais pour poser des questions, proposer un rappel ou transmettre. Des erreurs restent possibles, c'est pourquoi nous faisons des tests avant le lancement et des contrôles ponctuels en fonctionnement.
- En cas d'accent régional, de mauvaise connexion ou de bruit, la compréhension peut être moins bonne.
- La possibilité de connecter votre standard ou votre opérateur est vérifiée au préalable.
- Il ne remplace pas une équipe : les rappels et les décisions restent entre les mains de vos collaborateurs.
Mise en place
En quatre étapes jusqu'au premier appel pris en charge
Vous écoutez chaque conversation vous-même avant la mise en service de l'assistant.
- 1
Clarifier les besoins
Nous clarifions quels appels l'assistant prend et ce qui est considéré comme une urgence.
- Définir les objectifs et les cas d'appel, y compris les urgences
- 2
Connaissances et règles de conversation
Ensemble, nous élaborons la base de connaissances, les dialogues et les raccordements.
- Élaborer avec vous la base de connaissances et les dialogues
- Connecter le numéro de téléphone et l'agenda
- 3
Appels de test
Vous appelez et écoutez vous-même avant toute mise en service.
- Appels de test que vous écoutez vous-même
- 4
Validation et mise en service
Démarrage avec un suivi rapproché, ajustements à partir d'appels réels.
- Démarrage avec un suivi attentif des premiers échanges
- Ajustements à partir d'appels réels
Transparence
Limites, protection des données et coûts en toute transparence
Une IA au téléphone est un outil avec des limites claires. Nous les exposons en amont.
Limites de l'IA
- Il ne remplace pas un service d'urgence. En cas de danger pour la vie ou la santé, appelez le 112, et il en informe les appelants.
- Aucun engagement ferme sans votre validation, et aucun conseil médical ou juridique.
- Lorsque des informations manquent ou sont incertaines, il est configuré pour ne pas deviner, mais pour poser des questions, proposer un rappel ou transmettre. Des erreurs restent possibles, c'est pourquoi nous faisons des tests avant le lancement et des contrôles ponctuels en fonctionnement.
- En cas d'accent régional, de mauvaise connexion ou de bruit, la compréhension peut être moins bonne.
- La possibilité de connecter votre standard ou votre opérateur est vérifiée au préalable.
- Il ne remplace pas une équipe : les rappels et les décisions restent entre les mains de vos collaborateurs.
Protection des données et mention de l'IA
Protection des données et mention de l'IA
Les appelants doivent savoir qu'ils parlent à une IA. Les données traitées dépendent de la configuration, et nous le clarifions au préalable avec vous. Les points suivants servent d'indication et ne remplacent pas un conseil juridique.
- Mention claire en début d'appel qu'une IA est au téléphone
- Définition des données transmises et des prestataires impliqués
- Enregistrement et résumé uniquement dans la mesure où la loi le permet
- L'appréciation juridique au cas par cas relève de votre conseil juridique
Connexion
Intégration et prérequis
Ce qui peut être connecté chez vous, nous le clarifions lors du premier échange. Nous examinons chaque intégration individuellement pour votre projet, car certains standards téléphoniques et prestataires s'y prêtent, d'autres non.
- Numéro de téléphone ou renvoi de votre numéro existant
- Agenda pour les demandes de rendez-vous
- CRM ou tableur pour les demandes
- Notification par e-mail ou messagerie
- Transfert vers votre numéro mobile ou fixe
Coûts
Calculé après le premier échange, présenté séparément
Ponctuel
Pas de tarif forfaitaire. Les coûts ponctuels comprennent la mise en place, la base de connaissances, le raccordement du numéro et les appels de test ; le devis suit après le premier échange.
Récurrent
Récurrents : minutes de téléphone, utilisation de la voix et des modèles, licences des services employés et, le cas échéant, accompagnement. Ils dépendent du volume d'appels et sont indiqués dans le devis séparément de la mise en place.
Dépend de: Nombre et durée des appels, Taille de la base de connaissances, Connexion à l'agenda ou au CRM, Numéro de téléphone dédié ou supplémentaire
Écoutez par vous-même avant la mise en service.
Avant le lancement, nous réalisons des appels de test que vous écoutez et évaluez vous-même.
Résultat
Ce que vous en retirez
Moins de demandes manquées, même en dehors des heures de bureau
Les demandes sont notées de façon structurée plutôt que sur des bouts de papier
Votre équipe n'a plus à expliquer les horaires d'ouverture pour la dixième fois
L'urgent apparaît plus tôt que le courant
Les appelants obtiennent une réponse immédiate plutôt qu'une file d'attente ou une messagerie vocale
Les résultats concrets dépendent de la situation de départ, du périmètre et de la mise en œuvre. Nous ne donnons aucune garantie de succès.
FAQ
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un assistant téléphonique IA et en quoi diffère-t-il d'une messagerie vocale ?
Une messagerie vocale se contente d'enregistrer, sans poser de questions. L'assistant mène une vraie conversation : il accueille, répond aux questions validées, demande les informations manquantes et vous transmet le résultat de façon structurée. Vous savez ainsi ce dont l'appelant a réellement besoin et pouvez rappeler à bon escient.
Quel est le naturel de l'IA ?
Généralement assez naturel, mais on remarque qu'il s'agit d'une IA. Les appelants en sont d'ailleurs informés dès le début. En cas d'accent régional, de mauvaise connexion ou de bruit de fond, cela peut accrocher. Avant le lancement, nous faisons des appels de test pour que vous puissiez l'entendre et en juger vous-même.
Combien coûte un assistant téléphonique IA ?
Cela dépend du volume de conversations, des connexions et de la base de connaissances. Il n'y a pas de tarif forfaitaire. Après le premier échange, vous recevez un devis qui indique séparément la mise en place ponctuelle et les coûts récurrents (minutes de téléphone, utilisation de la voix et des modèles, licences, accompagnement). Les coûts récurrents dépendent du nombre d'appels pris par l'assistant.
L'assistant peut-il prendre des rendez-vous ?
Oui, si votre agenda peut être connecté. Il propose alors des créneaux libres et inscrit le rendez-vous. Si aucune connexion n'est possible, il note la demande de rendez-vous avec les coordonnées et votre équipe la confirme. Les deux fonctionnent ; la variante avec agenda est simplement plus pratique.
Quel numéro de téléphone est utilisé, et comment se passe la transmission ?
Le plus souvent votre numéro actuel, par renvoi d'appel, par exemple en cas d'occupation, de non-réponse ou en dehors des horaires. Nous vérifions au préalable si votre opérateur le permet. Pour certaines demandes ou à la demande de l'appelant, l'appel est transféré à une personne ; sinon, l'assistant crée un rappel avec toutes les informations.
Quelles données sont traitées, et est-ce conforme au RGPD ?
En règle générale la voix ou la transcription, le nom, le numéro de téléphone et la demande. Nous définissons pour chaque projet l'étendue exacte et les prestataires impliqués, ainsi que la mention en début de conversation. L'évaluation juridique de votre cas, par exemple pour les enregistrements, doit être faite par votre conseil juridique.
Que se passe-t-il en cas d'urgence ou de demande peu claire ?
L'assistant est configuré pour poser des questions complémentaires en cas de doute, proposer un rappel ou transmettre à votre équipe plutôt que de deviner. Il reconnaît les cas urgents grâce à des mots-clés que vous définissez avec nous et les signale immédiatement. Des erreurs sont possibles, c'est pourquoi il y a des appels de test et des contrôles ponctuels en fonctionnement. Mais il n'est pas un service d'urgence : en cas de danger, appelez le 112, et il en informe les appelants.
Combien de temps dure la mise en place ?
Cela dépend de l'ampleur : combien de types de conversations, quelles connexions, quelle est la taille de la base de connaissances. Un calendrier concret figure dans le devis. Après les appels de test, nous démarrons avec un suivi rapproché et nous améliorons à partir de vraies conversations.
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Prestations associées
Écoutez par vous-même comment votre entreprise peut rester joignable.
Dites-nous quand personne ne peut décrocher chez vous. Lors du premier échange, nous clarifions ce qui peut être raccordé.