KI-Telefonassistenz
Jeder Anruf verdient eine Antwort. Auch wenn Sie gerade keine Zeit haben.
Der KI-Telefonassistent nimmt Anfragen entgegen, beantwortet freigegebene Fragen, erfasst das Anliegen und leitet es je nach Einrichtung weiter oder koordiniert Termine.
- Weist zu Beginn auf die KI hin
- Antwortet nur mit freigegebenen Inhalten
- Kein Notruf, kein Ersatz für Ihr Team
Eingehender Anruf
Anrufer · Mobil
KI-Assistent antwortet
Live-Transkript
DemoErkanntes Anliegen
Heizungsausfall
Priorität: dringend
Mögliche Folgeaktion
Sofortnachricht ans Team
mit Name, Adresse, Rückruf
Der verpasste Anruf
Ein Kunde ruft an. Niemand kann abheben. Die Anfrage geht trotzdem nicht verloren.
Ein ganz normaler Vormittag in einem Handwerksbetrieb, einmal ohne und einmal mit KI-Telefonassistenz.
Ohne Assistent
- 08:43
Das Team arbeitet auf der Baustelle
- 08:44
Ein Kunde ruft an
Er braucht dringend Hilfe.
- 08:44
Niemand hebt ab
Das Telefon klingelt ins Leere oder auf die Mailbox.
- 08:45
Der Kunde ruft den nächsten Anbieter an
Der Auftrag taucht in keiner Statistik auf.
Mit KI-Telefonassistenz
- 08:43
Das Team arbeitet auf der Baustelle
- 08:44
Ein Kunde ruft an
Der Anruf wird per Weiterleitung an den Assistenten gegeben.
- 08:44
Der Assistent nimmt ab und weist auf die KI hin
Er fragt Name, Rückrufnummer und Anliegen ab.
- 08:45
Das Anliegen liegt beim Team
Dringendes kommt sofort als Nachricht, der Rückruf erfolgt mit allen Angaben.
01Anrufe gehen verloren
Auf der Baustelle, im Termin oder nach Feierabend hebt niemand ab. Wer dringend etwas braucht, legt auf und ruft beim nächsten Betrieb an. Dieser Auftrag taucht in keiner Statistik auf.
02Immer dieselben Fragen
Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf, Zuständigkeit. Wiederkehrende Auskünfte unterbrechen die Arbeit Ihres Teams und binden Zeit.
03Rückrufbitten auf Zetteln
Auf der Mailbox fehlt die Nummer, auf dem Zettel das Anliegen, und der Name ist kaum lesbar. Dann kostet der Rückruf doppelt Zeit, weil erst einmal nachgefragt werden muss.
04Warteschleife zu Stoßzeiten
Montagmorgen sind alle Leitungen belegt. Manche Anrufer warten, andere geben auf. Ein zusätzlicher Mitarbeiter am Empfang lohnt sich für diese Spitzen meist nicht.
So klingt der Assistent
Ein Gespräch von der Begrüßung bis zur Notiz
Gehen Sie das Beispiel Schritt für Schritt durch. Dabei entsteht die Nachricht, die Ihr Team danach in der Hand hat.
Eingehender Anruf
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Live-Transkript
DemoZusammenfassung
Nachricht an Ihr Team
- Anliegen
- Name
- Adresse
- Rückruf
- Priorität
- Folgeaktion
Die markierten Angaben aus dem Gespräch landen strukturiert in der Nachricht. Fehlende oder unklare Angaben bleiben für Ihr Team erkennbar.
Schritt 1 von 7
Wie würde der Assistent für Ihr Unternehmen klingen?
Im Erstgespräch klären wir Anrufarten, Anbindung und Notfälle. Das Angebot folgt danach.
Der Weg eines Anrufs
Was passiert mit einem Anruf?
Vom Klingeln bis zur passenden Folgeaktion. Welche Endpunkte bei Ihnen aktiv sind, hängt von Anbindung und Freigabe ab.
- 01
Anruf kommt an
Per Weiterleitung Ihrer Nummer, zum Beispiel bei Besetzt, Nichtannahme oder außerhalb der Zeiten.
- 02
KI nimmt entgegen
Begrüßung nach Ihren Vorgaben, gleich zu Beginn mit dem Hinweis auf die KI.
- 03
Anliegen erkennen
Einordnung nach den Stichworten und Situationen, die Sie als dringend festlegen.
- 04
Informationen erfassen
Name, Rückrufnummer, Anliegen, bei Bedarf Adresse oder Objekt.
Terminwunsch
Wunsch notiert, oder direkt gebucht, wenn der Kalender anbindbar ist.
Rückrufbitte
Rückruf mit allen Angaben statt Zettel und Mailbox.
Allgemeine Frage
Antwort aus Inhalten, die Sie freigegeben haben. Sonst Verweis ans Team.
Weiterleitung
Durchstellen an Ihre Mobil- oder Festnetznummer.
Dokumentation
Nachricht per E-Mail oder Messenger, je nach Anbindung auch in CRM oder Tabelle.
Bei unklaren oder unsicheren Fragen rät der Assistent nicht, sondern fragt nach, bietet Rückruf an oder gibt an Ihr Team ab.
Leistungsumfang
Was ein KI-Telefonassistent leisten kann (je nach Anbindung und Freigabe)
Anrufe entgegennehmen
Begrüßung und Gesprächsablauf legen Sie vorab fest, bis hin zur Tonalität. Der Assistent sagt gleich zu Beginn, dass er eine KI ist, und führt das Gespräch dann zielgerichtet.
Häufige Fragen beantworten
Er greift auf Inhalte zu, die Sie vorher freigegeben haben, etwa Öffnungszeiten, Anfahrt oder Ablauf. Was dort nicht steht, soll er nicht beantworten, sondern an Rückruf oder Team verweisen.
Kontaktdaten erfassen
Name, Rückrufnummer, Anliegen und bei Bedarf Adresse oder Objekt. Die Angaben werden in einem vereinbarten Format erfasst. Fehlende oder unklare Informationen bleiben für Ihr Team erkennbar.
Anliegen einordnen
Ein Rohrbruch landet nicht im selben Stapel wie eine Preisanfrage. Sie definieren, welche Stichworte und Situationen als dringend gelten und sofort gemeldet werden.
Termine über Kalender
Der Assistent nimmt den Terminwunsch auf oder bucht direkt, wenn sich Ihr Kalender anbinden lässt. Sonst bestätigt Ihr Team den Wunsch später selbst.
Übergabe und Zusammenfassung
Durchstellen an eine Person oder Rückruf mit allen Angaben. Dazu eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs, soweit das rechtlich zulässig ist und Sie es wünschen.
Anwendungsfälle
Vier Betriebe, vier typische Anrufe
Wählen Sie eine Situation. Die Gespräche sind Beispiele, die Einrichtung richtet sich nach Ihrem Betrieb.
Das Team arbeitet weiter. Der Assistent nimmt Störungsmeldungen auf, fragt Adresse und Art der Störung ab und meldet dringende Fälle sofort per Nachricht.
Eingehender Anruf
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Live-Transkript
DemoWas beim Team ankommt
Heizungsbauer auf der Baustelle
- Anliegen
- Wasseraustritt im Keller
- Adresse
- Gartenstraße 4
- Rückruf
- 0170 0000000
- Priorität
- Dringend
Folgeaktion
Sofortnachricht an das Team
Kontrolle
Sie bestimmen die Regeln. Der Assistent hält sich daran.
Begrüßung, Antworten, Zeiten, Weiterleitung, Termine und Übergabe an Menschen legen wir vorab gemeinsam fest. Was nicht freigegeben ist, beantwortet er nicht.
- Keine verbindlichen Zusagen ohne Ihre Freigabe
- Keine medizinische oder rechtliche Beratung
- Kein Notruf: bei Gefahr Hinweis auf 112
Heizungsbau Beispiel GmbH
Schematisch- Begrüßung
„Guten Tag, hier ist der digitale Assistent der Firma Beispiel. Ich bin eine KI und nehme Ihr Anliegen auf.“
- Wann er abnimmt
- BesetztNicht angenommenAußerhalb der Zeiten
- Erlaubte Antworten
- ÖffnungszeitenAnfahrtAblaufZuständigkeiten
- Dringend bei
- RohrbruchWasseraustrittHeizungsausfall→ sofort als Nachricht
- Termine
- Wunsch aufnehmenDirekt buchen, wenn Kalender angebunden
- Übergabe
- Durchstellen an Ihre NummerRückruf mit allen Angaben
Schematische Darstellung der Festlegungen, keine Bedienoberfläche. Wir stimmen die Regeln mit Ihnen ab und richten sie ein.
Für wen die Leistung passt
Für Betriebe und Praxen, bei denen Anrufe unbeantwortet bleiben, weil das Team unterwegs, im Gespräch oder außerhalb der Zeiten ist, und für Anliegen, die sich in wenigen Angaben erfassen lassen.
Das liefern wir
- Telefonassistent mit abgestimmter Begrüßung und Gesprächsablauf; er sagt zu Beginn, dass er eine KI ist
- Wissensbasis aus von Ihnen freigegebenen Inhalten für Standardfragen
- Erfassung von Name, Rückrufnummer und Anliegen, bei Bedarf Adresse oder Objekt
- Benachrichtigung per E-Mail oder Messenger, dringende Fälle nach Ihren Stichworten sofort
- Rufweiterleitung, Durchstellen oder Rückrufnotiz; Terminwunsch oder Buchung, wenn der Kalender anbindbar ist
- Testanrufe vor dem Start und Beobachtung der ersten Gespräche
Das brauchen wir von Ihnen7
- Ihre Rufnummer und die Möglichkeit zur Rufweiterleitung beim Telefonanbieter
- Festlegung, wann der Assistent drangeht (Besetzt, Nichtannahme, außerhalb der Zeiten)
- Freigegebene Inhalte: Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf, Zuständigkeiten
- Definition dringender Fälle und der Übergabewege samt Nummer
- Zugang zum Kalender oder CRM, falls angebunden werden soll
- Entscheidung zu Aufzeichnung und Transkript gemeinsam mit Ihrer Rechtsberatung
- Mithören der Testanrufe und Rückmeldung dazu
Voraussetzungen und Grenzen6
- Er ist kein Notruf. Bei Gefahr für Leben oder Gesundheit gilt 112, und er weist Anrufer darauf hin.
- Keine verbindlichen Zusagen ohne Ihre Freigabe und keine medizinische oder rechtliche Beratung.
- Bei fehlenden oder unsicheren Informationen ist er so eingerichtet, dass er nicht rät, sondern nachfragt, Rückruf anbietet oder weitergibt. Fehler sind trotzdem möglich, deshalb Tests vor dem Start und Stichproben im Betrieb.
- Bei Dialekt, schlechter Verbindung oder Lärm kann das Verstehen schwächer sein.
- Ob sich Ihre Telefonanlage oder Ihr Anbieter anbinden lässt, wird vorab geprüft.
- Er ersetzt kein Team: Rückrufe und Entscheidungen bleiben bei Ihren Mitarbeitern.
Einrichtung
In vier Schritten zum ersten angenommenen Anruf
Sie hören jedes Gespräch vorher selbst, bevor der Assistent live geht.
- 1
Anforderungen klären
Wir klären, welche Anrufe der Assistent annimmt und was als Notfall gilt.
- Gesprächsziele und Fälle festlegen, auch die Notfälle
- 2
Wissen und Gesprächsregeln
Gemeinsam entstehen Wissensbasis, Dialoge und Anbindungen.
- Wissensbasis und Dialoge mit Ihnen erarbeiten
- Telefonnummer und Kalender anbinden
- 3
Testgespräche
Sie rufen an und hören selbst mit, bevor etwas live geht.
- Testanrufe, die Sie selbst mithören
- 4
Freigabe und Inbetriebnahme
Start mit enger Beobachtung, Nachbessern anhand echter Gespräche.
- Start mit enger Beobachtung der ersten Gespräche
- Nachbessern anhand echter Anrufe
Transparenz
Grenzen, Datenschutz und Kosten offen auf dem Tisch
Eine KI am Telefon ist ein Werkzeug mit klaren Grenzen. Das legen wir vorab offen.
Grenzen der KI
- Er ist kein Notruf. Bei Gefahr für Leben oder Gesundheit gilt 112, und er weist Anrufer darauf hin.
- Keine verbindlichen Zusagen ohne Ihre Freigabe und keine medizinische oder rechtliche Beratung.
- Bei fehlenden oder unsicheren Informationen ist er so eingerichtet, dass er nicht rät, sondern nachfragt, Rückruf anbietet oder weitergibt. Fehler sind trotzdem möglich, deshalb Tests vor dem Start und Stichproben im Betrieb.
- Bei Dialekt, schlechter Verbindung oder Lärm kann das Verstehen schwächer sein.
- Ob sich Ihre Telefonanlage oder Ihr Anbieter anbinden lässt, wird vorab geprüft.
- Er ersetzt kein Team: Rückrufe und Entscheidungen bleiben bei Ihren Mitarbeitern.
Datenschutz und KI-Hinweis
Datenschutz und KI-Hinweis
Anrufer sollen wissen, dass sie mit einer KI sprechen. Welche Daten verarbeitet werden, hängt vom Aufbau ab, und das klären wir vorab mit Ihnen. Die folgenden Punkte dienen als Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung.
- Klarer Hinweis zu Gesprächsbeginn, dass eine KI am Telefon ist
- Festgelegt, welche Daten wohin gehen und welche Dienstleister beteiligt sind
- Aufzeichnung und Zusammenfassung nur, soweit rechtlich zulässig
- Die rechtliche Bewertung im Einzelfall übernimmt Ihre Rechtsberatung
Anbindung
Anbindung und Voraussetzungen
Was sich bei Ihnen anbinden lässt, klären wir im Erstgespräch. Jede Integration prüfen wir für Ihr Projekt einzeln, denn manche Telefonanlagen und Anbieter spielen mit, andere nicht.
- Rufnummer bzw. Weiterleitung Ihrer bestehenden Nummer
- Kalender für Terminanfragen
- CRM oder Tabelle für Anfragen
- Benachrichtigung per E-Mail oder Messenger
- Durchstellen an Ihre Mobil- oder Festnetznummer
Kosten
Nach dem Erstgespräch kalkuliert, getrennt ausgewiesen
Einmalig
Kein Pauschalpreis. Einmalig fallen Einrichtung, Wissensbasis, Rufnummern-Anbindung und Testanrufe an; das Angebot folgt nach dem Erstgespräch.
Laufend
Laufend: Telefonminuten, Sprach- und Modellnutzung, Lizenzen der eingesetzten Dienste und gegebenenfalls Betreuung. Sie hängen vom Gesprächsaufkommen ab und werden im Angebot getrennt von der Einrichtung ausgewiesen.
Abhängig von: Zahl und Dauer der Anrufe, Umfang der Wissensbasis, Anbindung von Kalender oder CRM, Eigene oder zusätzliche Rufnummer
Hören Sie selbst, bevor es live geht.
Vor dem Start machen wir Testanrufe, die Sie selbst mithören und bewerten.
Ergebnis
Was Sie davon haben
Weniger verpasste Anfragen, auch außerhalb der Geschäftszeiten
Anliegen strukturiert notiert statt auf Zetteln
Ihr Team muss nicht zum zehnten Mal die Öffnungszeiten erklären
Dringendes wird früher sichtbar als Routine
Anrufer bekommen sofort eine Reaktion statt Warteschleife oder Mailbox
Konkrete Ergebnisse hängen von Ausgangslage, Umfang und Umsetzung ab. Wir geben keine Erfolgsgarantien.
FAQ
Häufige Fragen
Was ist ein KI-Telefonassistent und wie unterscheidet er sich von einer Mailbox?
Eine Mailbox zeichnet nur auf, ohne nachzufragen. Der Assistent führt ein echtes Gespräch: Er begrüßt, beantwortet freigegebene Fragen, fragt fehlende Angaben nach und gibt Ihnen das Ergebnis strukturiert weiter. So erfahren Sie, was der Anrufer wirklich braucht, und können gezielt zurückrufen.
Wie natürlich klingt die KI?
Meist recht natürlich, aber man merkt, dass es eine KI ist. Anrufer erfahren das auch gleich zu Beginn. Bei Dialekt, schlechter Verbindung oder Hintergrundlärm kann es holpern. Vor dem Start machen wir Testanrufe, damit Sie es selbst hören und bewerten können.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Das hängt von Gesprächsumfang, Anbindungen und Wissensbasis ab. Einen Pauschalpreis gibt es nicht. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot, das die einmalige Einrichtung und die laufenden Kosten (Telefonminuten, Sprach- und Modellnutzung, Lizenzen, Betreuung) getrennt ausweist. Die laufenden Kosten hängen davon ab, wie viele Anrufe der Assistent annimmt.
Kann der Assistent Termine buchen?
Ja, wenn sich Ihr Kalender anbinden lässt. Dann schlägt er freie Zeiten vor und trägt den Termin ein. Ist keine Anbindung möglich, nimmt er den Terminwunsch samt Kontaktdaten auf und Ihr Team bestätigt ihn. Beides funktioniert, die Variante mit Kalender ist nur bequemer.
Welche Rufnummer wird verwendet, und wie läuft die Übergabe?
Meist Ihre bestehende Nummer, per Weiterleitung, etwa bei Besetzt, bei Nichtannahme oder außerhalb der Zeiten. Ob das bei Ihrem Anbieter geht, prüfen wir vorher. Bei bestimmten Anliegen oder auf Wunsch des Anrufers wird an eine Person durchgestellt, alternativ legt der Assistent einen Rückruf mit allen Angaben an.
Welche Daten werden verarbeitet, und ist das datenschutzkonform?
In der Regel Stimme beziehungsweise Transkript, Name, Telefonnummer und Anliegen. Den genauen Umfang und die beteiligten Dienstleister legen wir pro Projekt fest, ebenso den Hinweis zu Gesprächsbeginn. Die rechtliche Bewertung für Ihren Fall, etwa zu Aufzeichnungen, sollte Ihre Rechtsberatung vornehmen.
Was passiert bei Notfällen oder unklaren Anfragen?
Der Assistent ist so eingerichtet, dass er bei unklaren Fragen nachhakt, einen Rückruf anbietet oder an Ihr Team abgibt, statt zu raten. Dringende Fälle erkennt er an Stichworten, die Sie mit uns festlegen, und meldet sie sofort. Fehler sind möglich, deshalb gibt es Testanrufe und Stichproben im Betrieb. Er ist aber kein Notrufdienst: Bei Gefahr gilt 112, und darauf weist er Anrufer hin.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt vom Umfang ab: wie viele Gesprächsarten, welche Anbindungen, wie umfangreich die Wissensbasis. Ein konkreter Zeitplan steht im Angebot. Nach den Testanrufen starten wir mit enger Beobachtung und verbessern anhand echter Gespräche.
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Hören Sie selbst, wie Ihr Unternehmen erreichbar bleiben kann.
Erzählen Sie uns, wann bei Ihnen niemand abheben kann. Wir klären im Erstgespräch, was sich anbinden lässt.