Asistente telefónico de IA
Cada llamada merece una respuesta. Incluso cuando ahora no tiene tiempo.
El asistente telefónico de IA atiende consultas, responde a preguntas autorizadas, registra el motivo y, según la configuración, lo reenvía o coordina citas.
- Avisa al inicio de que es una IA
- Responde solo con contenidos autorizados
- No es un servicio de emergencias ni sustituye a su equipo
Llamada entrante
Llamante · Móvil
El asistente de IA responde
Transcripción en directo
DemoMotivo detectado
Avería de calefacción
Prioridad: urgente
Posible acción posterior
Mensaje inmediato al equipo
con nombre, dirección y teléfono de contacto
La llamada perdida
Un cliente llama. Nadie puede atender. Aun así, la solicitud no se pierde.
Una mañana de lo más normal en un negocio de oficios, una vez sin y otra con asistente telefónico con IA.
Sin asistente
- 08:43
El equipo trabaja en la obra
- 08:44
Un cliente llama
Necesita ayuda urgente.
- 08:44
Nadie contesta
El teléfono suena sin respuesta o salta el buzón de voz.
- 08:45
El cliente llama a la siguiente empresa
El encargo no aparece en ninguna estadística.
Con asistente telefónico con IA
- 08:43
El equipo trabaja en la obra
- 08:44
Un cliente llama
La llamada se desvía al asistente.
- 08:44
El asistente atiende e indica que es una IA
Pregunta el nombre, el número de devolución de llamada y el motivo.
- 08:45
La solicitud llega al equipo
Lo urgente llega al instante como mensaje, y la devolución de llamada se hace con todos los datos.
01Se pierden llamadas
En la obra, en una cita o fuera del horario laboral, nadie contesta. Quien necesita algo con urgencia cuelga y llama a la siguiente empresa. Ese encargo no aparece en ninguna estadística.
02Siempre las mismas preguntas
Horarios, cómo llegar, procedimiento, quién es el responsable. Las consultas recurrentes interrumpen el trabajo de su equipo y consumen tiempo.
03Peticiones de devolución de llamada en papelitos
En el buzón de voz falta el número, en el papelito el motivo, y el nombre apenas se lee. Entonces devolver la llamada cuesta el doble de tiempo, porque primero hay que volver a preguntar.
04Cola de espera en horas punta
El lunes por la mañana todas las líneas están ocupadas. Algunos llamantes esperan, otros desisten. Una persona adicional en recepción normalmente no compensa para estos picos.
Así suena el asistente
Una conversación, del saludo a la nota
Recorra el ejemplo paso a paso. Así se genera el mensaje que su equipo tendrá después en sus manos.
Llamada entrante
Llamante · Móvil
El asistente de IA responde
Transcripción en directo
DemoResumen
Mensaje para su equipo
- Asunto
- Nombre
- dirección
- Devolución de llamada
- Prioridad
- Acción posterior
Los datos resaltados de la conversación pasan de forma estructurada al mensaje. Los datos que faltan o no están claros siguen siendo visibles para su equipo.
Paso 1 de 7
¿Cómo sonaría el asistente para su empresa?
En la llamada inicial aclaramos los tipos de llamada, la conexión y las urgencias. La oferta llega después.
El recorrido de una llamada
¿Qué ocurre con una llamada?
Desde el primer tono hasta la acción de seguimiento adecuada. Qué destinos están activos en su caso depende de la conexión y de la aprobación.
- 01
Llega la llamada
Mediante el desvío de su número, por ejemplo cuando está ocupado, no se atiende o fuera del horario.
- 02
La IA atiende
Saludo según sus indicaciones, con el aviso de que es una IA desde el principio.
- 03
Identificar la petición
Clasificación según las palabras clave y situaciones que usted defina como urgentes.
- 04
Recoger información
Nombre, número de devolución de llamada, motivo y, si hace falta, dirección u objeto.
Deseo de cita
Deseo anotado, o reservado directamente si se puede conectar el calendario.
Petición de llamada
Devolución de llamada con todos los datos en lugar de notas y buzón de voz.
Pregunta general
Respuesta basada en contenidos que usted ha autorizado. Si no, se remite al equipo.
Desvío
Transferencia a su número móvil o fijo.
Documentación
Mensaje por correo o mensajería, y según la conexión también a un CRM o una hoja de cálculo.
Ante preguntas poco claras o dudosas, el asistente no adivina: pregunta, ofrece una devolución de llamada o lo pasa a su equipo.
Alcance de los servicios
Lo que puede hacer un asistente telefónico con IA (según la integración y la autorización)
Atender llamadas
El saludo y el desarrollo de la conversación los define usted de antemano, incluso el tono. El asistente indica desde el principio que es una IA y después conduce la conversación de forma enfocada.
Responder preguntas frecuentes
Accede a contenidos que usted ha autorizado previamente, como horarios, cómo llegar o procedimiento. Lo que no figura ahí no debe responderlo, sino remitirlo a una devolución de llamada o al equipo.
Recoger datos de contacto
Nombre, número de devolución de llamada, motivo y, si es necesario, dirección o inmueble. Los datos se recogen en un formato acordado. La información que falte o no esté clara sigue siendo reconocible para su equipo.
Clasificar solicitudes
Una tubería rota no acaba en el mismo montón que una consulta de precio. Usted define qué palabras clave y situaciones se consideran urgentes y se comunican de inmediato.
Citas mediante calendario
El asistente recoge la petición de cita o la reserva directamente si se puede conectar su calendario. Si no, su equipo confirma la petición más tarde.
Traspaso y resumen
Transferencia a una persona o devolución de llamada con todos los datos. Además, un breve resumen de la conversación, en la medida en que sea legalmente admisible y usted lo desee.
Casos de uso
Cuatro negocios, cuatro llamadas típicas
Elija una situación. Las conversaciones son ejemplos; la configuración se adapta a su negocio.
El equipo sigue trabajando. El asistente recoge los avisos de avería, pregunta la dirección y el tipo de avería, y comunica los casos urgentes de inmediato por mensaje.
Llamada entrante
Llamante · Móvil
El asistente de IA responde
Transcripción en directo
DemoLo que llega al equipo
Instalador de calefacción en la obra
- Asunto
- Fuga de agua en el sótano
- dirección
- Gartenstraße 4
- Devolución de llamada
- 0170 0000000
- Prioridad
- Urgente
Acción posterior
Mensaje inmediato al equipo
Control
Usted fija las reglas. El asistente las cumple.
Acordamos de antemano, juntos, el saludo, las respuestas, los horarios, el desvío, las citas y el traspaso a personas. Lo que no está autorizado, no lo responde.
- Ningún compromiso vinculante sin su aprobación
- Ningún asesoramiento médico ni jurídico
- No es un número de emergencias: en caso de peligro, remite al 112
Calefacciones Ejemplo S.L.
Esquemático- Saludo
«Buenos días, soy el asistente digital de la empresa Ejemplo. Soy una IA y voy a tomar nota de su consulta.»
- Cuándo atiende
- OcupadoNo atendidaFuera del horario
- Respuestas permitidas
- HorarioCómo llegarProcesoResponsables
- Urgente en caso de
- Rotura de tuberíaFuga de aguaAvería de calefacción→ al instante como mensaje
- Citas
- Anotar el deseoReservar directamente si el calendario está conectado
- Traspaso
- Transferir a su númeroDevolución de llamada con todos los datos
Representación esquemática de los ajustes, no una interfaz de uso. Acordamos las reglas con usted y las configuramos.
Para quién es este servicio
Para negocios y consultas que pierden llamadas porque el equipo está fuera, en otra conversación o fuera de horario, y para asuntos que se pueden recoger con pocos datos.
Lo que entregamos
- Asistente telefónico con saludo y desarrollo de la conversación personalizados; al comienzo indica que es una IA
- Base de conocimiento con los contenidos que usted autorice, para preguntas habituales
- Registro del nombre, el número de devolución de llamada y el asunto, y si es necesario la dirección o el inmueble
- Aviso por correo electrónico o mensajería; los casos urgentes, de inmediato según las palabras clave que usted defina
- Desvío de llamadas, transferencia o nota de devolución de llamada; solicitud o reserva de cita, si se puede conectar el calendario
- Llamadas de prueba antes del inicio y seguimiento de las primeras conversaciones
Lo que necesitamos de usted7
- Su número de teléfono y la posibilidad de desviar llamadas con su operador
- Definir cuándo contesta el asistente (ocupado, sin respuesta, fuera de horario)
- Contenidos autorizados: horarios, cómo llegar, procedimientos, responsabilidades
- Definición de los casos urgentes y de las vías de traspaso, incluido el número
- Acceso al calendario o al CRM, si se desea conectarlos
- Decisión sobre grabación y transcripción, junto con su asesoría jurídica
- Escuchar las llamadas de prueba y dar su opinión
Requisitos y límites6
- No es un servicio de emergencias. Ante un peligro para la vida o la salud, se debe llamar al 112, y así se lo indica a quien llama.
- Sin compromisos vinculantes sin su autorización y sin asesoramiento médico ni jurídico.
- Cuando falta información o esta no es segura, está configurado para no adivinar, sino preguntar, ofrecer una devolución de llamada o derivar. Aun así pueden producirse errores, por eso hacemos pruebas antes del inicio y comprobaciones por muestreo durante el funcionamiento.
- Con dialecto, mala conexión o ruido, la comprensión puede ser peor.
- Se comprueba de antemano si su centralita o su operador se pueden conectar.
- No sustituye a un equipo: las devoluciones de llamada y las decisiones siguen en manos de su personal.
Implantación
En cuatro pasos hasta la primera llamada atendida
Usted escucha cada conversación antes de que el asistente entre en funcionamiento.
- 1
Aclarar requisitos
Aclaramos qué llamadas atiende el asistente y qué se considera una emergencia.
- Definir objetivos y casos de conversación, también las emergencias
- 2
Conocimiento y reglas de conversación
Juntos creamos la base de conocimiento, los diálogos y las conexiones.
- Elaborar con usted la base de conocimiento y los diálogos
- Conectar el número de teléfono y el calendario
- 3
Llamadas de prueba
Usted llama y escucha en persona antes de que algo salga en vivo.
- Llamadas de prueba que usted mismo escucha
- 4
Aprobación y puesta en marcha
Inicio con seguimiento estrecho, mejoras a partir de llamadas reales.
- Inicio con una observación estrecha de las primeras conversaciones
- Mejoras a partir de llamadas reales
Transparencia
Límites, protección de datos y costes, con total transparencia
Una IA al teléfono es una herramienta con límites claros. Los exponemos de antemano.
Límites de la IA
- No es un servicio de emergencias. Ante un peligro para la vida o la salud, se debe llamar al 112, y así se lo indica a quien llama.
- Sin compromisos vinculantes sin su autorización y sin asesoramiento médico ni jurídico.
- Cuando falta información o esta no es segura, está configurado para no adivinar, sino preguntar, ofrecer una devolución de llamada o derivar. Aun así pueden producirse errores, por eso hacemos pruebas antes del inicio y comprobaciones por muestreo durante el funcionamiento.
- Con dialecto, mala conexión o ruido, la comprensión puede ser peor.
- Se comprueba de antemano si su centralita o su operador se pueden conectar.
- No sustituye a un equipo: las devoluciones de llamada y las decisiones siguen en manos de su personal.
Protección de datos y aviso de IA
Protección de datos y aviso de IA
Los llamantes deben saber que hablan con una IA. Qué datos se tratan depende de la configuración, y lo aclaramos con usted de antemano. Los siguientes puntos sirven de orientación y no sustituyen el asesoramiento jurídico.
- Aviso claro al comienzo de la conversación de que al teléfono hay una IA
- Definido a dónde van los datos y qué proveedores intervienen
- Grabación y resumen solo en la medida en que sea legalmente admisible
- La valoración jurídica en cada caso concreto corresponde a su asesoría jurídica
Integración
Integración y requisitos
Qué se puede conectar en su caso lo aclaramos en la llamada inicial. Comprobamos cada integración individualmente para su proyecto, porque algunas centralitas y proveedores lo permiten y otros no.
- Número de teléfono o desvío de su número existente
- Calendario para solicitudes de cita
- CRM u hoja de cálculo para consultas
- Notificación por correo electrónico o mensajería
- Transferencia a su número móvil o fijo
Costes
Calculado tras la llamada inicial, desglosado por separado
Pago único
Sin precio único. De forma puntual se facturan la configuración, la base de conocimiento, la conexión del número y las llamadas de prueba; la oferta llega tras la llamada inicial.
Recurrente
Recurrentes: minutos de teléfono, uso de voz y de modelos, licencias de los servicios empleados y, en su caso, soporte. Dependen del volumen de llamadas y se indican en la oferta por separado de la configuración.
Depende de: Número y duración de las llamadas, Tamaño de la base de conocimiento, Conexión con el calendario o el CRM, Número de teléfono propio o adicional
Escúchelo usted mismo antes de salir en vivo.
Antes del inicio hacemos llamadas de prueba que usted escucha y valora.
Resultado
Lo que usted obtiene
Menos consultas perdidas, también fuera del horario comercial
Los asuntos quedan anotados de forma estructurada en lugar de en papelitos
Su equipo no tiene que explicar por décima vez el horario de apertura
Lo urgente se ve antes que lo rutinario
Quien llama recibe una respuesta inmediata en lugar de una espera o un buzón de voz
Los resultados concretos dependen de la situación de partida, el alcance y la ejecución. No ofrecemos garantías de éxito.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Qué es un asistente telefónico con IA y en qué se diferencia de un buzón de voz?
Un buzón de voz solo graba, sin hacer preguntas. El asistente mantiene una conversación real: saluda, responde a las preguntas autorizadas, pregunta lo que falta y le transmite el resultado de forma estructurada. Así sabe qué necesita realmente quien llama y puede devolver la llamada con un objetivo claro.
¿Qué tan natural suena la IA?
Por lo general bastante natural, pero se nota que es una IA. Además, quien llama lo sabe desde el principio. Con dialecto, mala conexión o ruido de fondo puede fallar. Antes del inicio hacemos llamadas de prueba para que usted mismo pueda escucharlo y valorarlo.
¿Cuánto cuesta un asistente telefónico con IA?
Depende del volumen de llamadas, de las conexiones y de la base de conocimiento. No hay un precio único. Tras la llamada inicial recibirá una oferta que indica por separado la configuración puntual y los costes recurrentes (minutos de teléfono, uso de voz y de modelos, licencias, soporte). Los costes recurrentes dependen de cuántas llamadas atienda el asistente.
¿Puede el asistente reservar citas?
Sí, si se puede conectar su calendario. Entonces propone horas libres y registra la cita. Si no es posible la conexión, recoge la solicitud de cita con los datos de contacto y su equipo la confirma. Ambas opciones funcionan; la variante con calendario es simplemente más cómoda.
¿Qué número de teléfono se utiliza y cómo se hace el traspaso?
Normalmente su número actual, mediante desvío, por ejemplo cuando está ocupado, no contesta o fuera de horario. Comprobamos de antemano si su operador lo permite. Para determinados asuntos o si lo pide quien llama, se transfiere la llamada a una persona; como alternativa, el asistente crea una devolución de llamada con todos los datos.
¿Qué datos se procesan y cumple con la normativa de protección de datos?
Por lo general, la voz o la transcripción, el nombre, el número de teléfono y el asunto. El alcance exacto y los proveedores participantes los definimos en cada proyecto, igual que el aviso al inicio de la conversación. La valoración jurídica para su caso, por ejemplo sobre las grabaciones, debería hacerla su asesoría jurídica.
¿Qué ocurre en caso de emergencias o consultas poco claras?
El asistente está configurado para repreguntar ante dudas, ofrecer una devolución de llamada o derivar a su equipo en lugar de adivinar. Reconoce los casos urgentes por palabras clave que usted define con nosotros y los comunica de inmediato. Pueden producirse errores, por eso hay llamadas de prueba y comprobaciones por muestreo durante el funcionamiento. Pero no es un servicio de emergencias: ante un peligro, se debe llamar al 112, y así se lo indica a quien llama.
¿Cuánto tarda la configuración?
Depende del alcance: cuántos tipos de conversación, qué conexiones, qué tan extensa es la base de conocimiento. En la oferta figura un calendario concreto. Tras las llamadas de prueba empezamos con un seguimiento cercano y mejoramos a partir de conversaciones reales.
Compruebe usted mismo cómo puede seguir siendo localizable su empresa.
Cuéntenos cuándo no puede contestar nadie en su empresa. En la llamada inicial aclaramos qué se puede conectar.